INTRODUCCIÓN

• Teniendo en cuenta los artículos 15 y 20 de la Constitución Política Colombiana, que indican que “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas” y “Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones y la de informar y recibir información veraz e imparcial”. El Instituto Municipal de Deporte y Recreación de Villavicencio – IMDER, en atención a lo dispuesto por las disposiciones legales en materia de tratamiento y protección de datos personales, las cuales se encuentran encabezadas por la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, ha elaborado la siguiente política para que aplique respecto de la información de quienes, en ejercicio de cualquier actividad (deportiva, recreativa, de formación, laboral, contractual, comercial o de cualquier otra naturaleza), entregan datos personales a la entidad.
• La presente política tiene como finalidad establecer la forma en la que el Instituto Municipal de Deporte y Recreación de Villavicencio – IMDER realiza el tratamiento de los datos personales que obtenga, recoja, almacene, use, circule, suprima y/o transmita, para garantizar y proteger el derecho fundamental de hábeas data de los titulares y cumplir con las obligaciones legales en materia de protección de datos personales.

 

OBJETIVO

• Establecer los criterios y directrices para el manejo de la información personal recolectada por el Instituto Municipal de Deporte y Recreación de Villavicencio – IMDER, en desarrollo de sus actividades de:
• Inscripción, seguimiento y control de programas deportivos, recreativos y de actividad física.
• Cumplimiento de obligaciones legales, contractuales, laborales y comerciales.
• Registro y control de usuarios, contratistas, servidores públicos, proveedores y demás grupos de interés.
• Gestión administrativa, financiera, técnica y de talento humano.
• Implementación de políticas de seguridad de la información y protección de datos personales.
• Atención de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias.
• En general, cualquier otra actividad necesaria para el cumplimiento de la misión institucional, que requiera el tratamiento de datos personales y permita recolectar, almacenar, usar, circular, suprimir o transmitir información de los titulares dentro de los términos de la normatividad vigente.

 

ALCANCE

La presente política de Tratamiento y Protección de Datos Personales se aplicará a todas las bases de datos y archivos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por el Instituto Municipal de Deporte y Recreación de Villavicencio – IMDER, considerado como responsable o encargado del tratamiento de los datos personales.

Todos los funcionarios, contratistas y terceros que tengan relación con el Instituto Municipal de Deporte y Recreación de Villavicencio – IMDER y que requieran tratar información sobre datos personales deberán cumplir con esta política.

MARCO LEGAL

Para los fines de protección y tratamiento de datos personales, se identifican las normas legales que regulan y permiten la recolección y tratamiento de datos personales, indicando las labores internas y externas que debe cumplir el Instituto Municipal de Deporte y Recreación de Villavicencio – IMDER en desarrollo de la presente política.

• El Instituto Municipal de Deporte y Recreación de Villavicencio – IMDER se acoge al marco legal nacional relacionado con la protección y tratamiento de datos personales, especialmente a:
• Ley 1581 de 2012
• Decreto Reglamentario 1377 de 2013
• Decreto Reglamentario 886 de 2014
• Ley 1266 de 2008
• Decreto 1727 de 2009
• Decreto 2952 de 2010
• Circular Externa 02 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio
• Resolución 10 del 13 de enero de 2022 del Instituto Municipal de Deporte y Recreación de Villavicencio – IMDER
• Demás normas que modifiquen, adicionen o complementen el régimen de protección de datos personales y aquellas que resulten aplicables según la naturaleza de los datos tratados.

 

PROPÓSITO

Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos del Instituto Municipal de Deporte y Recreación de Villavicencio – IMDER, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.

OBLIGATORIEDAD

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para el Instituto Municipal de Deporte y Recreación de Villavicencio – IMDER.

ROLES Y RESPONSABILIDADES (RESOLUCIÓN 10 DE 13/01/2022)

• De acuerdo con la estructura y operación institucional, el Comité de Gestión y Desempeño Integral de la entidad asume las funciones del Comité de Protección de Datos Personales de acuerdo a lo establecido en el Programa de Gestión de Datos Personales y la Resolución interna que disponga el procedimiento, y dentro de las mismas se encuentran, entre otras, las siguientes:
• Definir, organizar, documentar, monitorear y actualizar el programa integral de protección de datos.
• Velar por la implementación efectiva de las políticas y procedimientos adoptados.
• Promover actividades de capacitación y sensibilización sobre protección de datos personales dirigidas a los servidores públicos, contratistas y demás actores que intervengan en el tratamiento de datos personales.
• Impulsar acciones de mejora continua que permitan la adecuada gestión del riesgo asociado al tratamiento de datos personales.
• Revisar y recomendar ajustes a las políticas, procedimientos y demás documentos relacionados con protección de datos personales.
• Hacer seguimiento al cumplimiento de la normatividad sobre protección de datos personales.
• Las demás que le sean asignadas en el marco del programa de gestión de datos personales o que se deriven de la normatividad vigente.

 

Adicionalmente, corresponde a las diferentes dependencias del Instituto Municipal de Deporte y Recreación de Villavicencio – IMDER:

• Cumplir y hacer cumplir los lineamientos establecidos en esta política.
• Garantizar la correcta administración de las bases de datos a su cargo.
• Implementar las medidas de seguridad necesarias para proteger la información personal.
• Reportar oportunamente cualquier incidente de seguridad que afecte los datos personales.

 

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

El Instituto Municipal de Deporte y Recreación de Villavicencio – IMDER actuará como responsable del tratamiento de datos personales cuya finalidad está relacionada con el desarrollo de las actividades propias de su misión, de conformidad con las normas legales vigentes y las disposiciones internas que regulan el tratamiento de datos personales.

Datos de identificación del responsable del tratamiento:

• Nombre: Instituto Municipal de Deporte y Recreación de Villavicencio – IMDER
• NIT: 892.000.538-0 (verificar en el documento original)
• Dirección: Carrera 48 No. 41 – Calle 59, Parque Urbanización Villa Bolívar, Villavicencio – Meta
• Correo electrónico: imder@imdervillavicencio.gov.co
• Página web: www.imdervillavicencio.gov.co

 

TRATAMIENTO Y FINALIDAD

El tratamiento que realizará el Instituto Municipal de Deporte y Recreación de Villavicencio – IMDER sobre los datos personales se efectuará con las siguientes finalidades generales:

1. Adelantar procesos de inscripción, registro, seguimiento, control y certificación de los participantes de programas deportivos, recreativos y de actividad física.
2. Gestionar las relaciones contractuales, laborales, comerciales y/o civiles en las que sea parte el Instituto Municipal de Deporte y Recreación de Villavicencio – IMDER.
3. Cumplir con las obligaciones legales derivadas de la calidad de entidad pública, incluidas las relacionadas con control fiscal, disciplinario, administrativo y judicial.
4. Enviar información sobre programas, proyectos, actividades, eventos, convocatorias, campañas y servicios ofrecidos por el Instituto Municipal de Deporte y Recreación de Villavicencio – IMDER.
5. Realizar encuestas de satisfacción, estudios estadísticos, caracterizaciones y análisis de comportamiento de los usuarios y beneficiarios de los programas institucionales.
6. Atender y tramitar peticiones, quejas, reclamos, denuncias, sugerencias y demás solicitudes presentadas por la ciudadanía.
7. En general, recolectar, almacenar, usar, circular, suprimir, transmitir y/o transferir datos personales, en Colombia o al exterior, cuando ello sea necesario para el cumplimiento de las funciones y obligaciones del Instituto Municipal de Deporte y Recreación de Villavicencio – IMDER, respetando en todo caso la normatividad vigente de protección de datos personales.

 

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

De conformidad con la legislación vigente, el Instituto Municipal de Deporte y Recreación de Villavicencio – IMDER garantiza a los titulares de los datos personales los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Instituto Municipal de Deporte y Recreación de Villavicencio – IMDER, en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de los datos, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con lo previsto en la ley.
3. Ser informado por el Instituto Municipal de Deporte y Recreación de Villavicencio – IMDER, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad sobre protección de datos personales.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

 

GRUPO RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS, RECLAMOS Y DENUNCIAS

El área encargada de atender las quejas, reclamos, consultas y denuncias sobre el tratamiento de datos personales será el área de Servicio al Ciudadano o la dependencia que haga sus veces dentro de la estructura organizacional del Instituto Municipal de Deporte y Recreación de Villavicencio – IMDER.

PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HÁBEAS DATA

El Instituto Municipal de Deporte y Recreación de Villavicencio – IMDER garantiza el derecho de los titulares de datos personales para que puedan ejercer los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización y supresión de la información, así como la presentación de reclamaciones en los términos establecidos en la ley.

Las solicitudes podrán presentarse por escrito, en medio físico o electrónico, o a través de los canales dispuestos por la entidad para tal efecto.

1. Derecho de acceso a los datos
   El Instituto Municipal de Deporte y Recreación de Villavicencio – IMDER garantiza el derecho de acceso a los datos personales, una vez se haya identificado el titular o su representante, para lo cual se pondrán a disposición los datos personales que reposen en las bases de datos del Instituto Municipal de Deporte y Recreación de Villavicencio – IMDER.
   • Para el efecto se garantiza los medios que permitan el acceso directo del titular a los datos personales, tales como consulta en sitio, medios electrónicos, u otros que resulten idóneos. La respuesta a las solicitudes de acceso deberá contener, como mínimo:
     • Los datos personales del titular que reposen en las bases de datos del Instituto.
     • El origen de los datos.
     • El uso que se ha dado a los mismos.
     • Los demás requisitos que establezca la normatividad aplicable.
   • Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
2. Rectificación y actualización de datos
   • El titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, podrá presentar una solicitud al Instituto Municipal de Deporte y Recreación de Villavicencio – IMDER, la cual será tramitada bajo las siguientes reglas:
   • La solicitud deberá indicar la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud, la dirección de notificación y los documentos que se quieran hacer valer.
   • En caso de resultar incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la solicitud.
   • El término máximo para atender la solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
3. Supresión de datos
   • Los titulares podrán en todo momento y cuando consideren que los datos no están recibiendo un tratamiento adecuado, o los mismos no son pertinentes o necesarios para la finalidad para la cual fueron recolectados, solicitar al Instituto Municipal de Deporte y Recreación de Villavicencio – IMDER la supresión de sus datos personales mediante la presentación de una petición.
   • Si vencido el término legal respectivo no se han eliminado los datos personales, el titular podrá solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la supresión de los mismos.
   • No obstante, la solicitud de supresión de datos no procederá cuando el titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos, ni en los demás casos en que la ley establezca la obligación de conservar la información.
4. Reclamaciones
   • Los titulares o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos administrada por el Instituto Municipal de Deporte y Recreación de Villavicencio – IMDER debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar una reclamación ante la entidad, la cual será tramitada bajo las siguientes reglas:
     • La reclamación se formulará mediante solicitud dirigida al Instituto Municipal de Deporte y Recreación de Villavicencio – IMDER, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la reclamación, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
     • Si la reclamación resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la reclamación.
     • El término máximo para atender la reclamación será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

VIGENCIA Y AVISO DE POSIBLE CAMBIO EN LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales regirá a partir de la fecha de su publicación y permanecerá vigente mientras el Instituto Municipal de Deporte y Recreación de Villavicencio – IMDER desarrolle las actividades propias de su misión institucional.

Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento será informado a los titulares de los datos personales a través de los mecanismos que el Instituto Municipal de Deporte y Recreación de Villavicencio – IMDER disponga para tal efecto, tales como avisos en la página web, comunicaciones escritas o electrónicas, u otros medios idóneos.

GLOSARIO

• Autorización: Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales, el cual se obtiene al momento de la recolección del dato por cualquier persona jurídica o natural responsable del tratamiento.
• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento de los datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.
• Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
• Dato Sensible: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación; por ejemplo, aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

 

(El glosario continúa con las definiciones de los demás términos empleados en la política de tratamiento, de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.)